Informativa sulla privacy relativa allo screening dei clienti

Koninklijke Philips N.V., incluse le sue affiliate ("Philips"), desidera far conoscere ai clienti le modalità con cui raccoglie e utilizza i loro dati personali nell'ambito del processo di customer due diligence (l'"Iniziativa").

Quali Dati personali vengono raccolti?

I "Dati personali" sono dati che identificano un individuo o sono associati a un individuo identificabile.

Nell'ambito di tale Iniziativa, raccogliamo i seguenti dati: nomi e alias, data di nascita, nazionalità, copia del passaporto (o di un altro valido documento di identità con foto), dati di contatto (indirizzo di residenza/professionale/indirizzo email), titolo professionale attuale, mansioni direttive attuali e precedenti, informazioni sulla proprietà di aziende, azionariati attuali e precedenti, procedimenti fallimentari in corso, dichiarazioni di fallimento, informazioni su eventuali bandi o sospensioni dai contratti di appalto stipulati con autorità governative (facoltative), dati su eventuali reati penali (facoltativi), informazioni su eventuali legami con un'autorità governativa o con un'azienda di proprietà statale, profili pubblici, affiliazioni politiche precedenti o attuali, storia di sanzioni o bandi disposti da enti normativi internazionali, blacklist internazionali, blacklist governative e possibili precedenti rapporti d'impiego con Philips.

Come vengono raccolti i Dati personali?

Noi e i nostri fornitori di servizi raccogliamo Dati personali tramite il Modulo standard di richiesta dati (SDRF). Tale modulo riguarda i dati forniti dai clienti. Inoltre, possiamo raccogliere e trattare Dati personali da informazioni di dominio pubblico provenienti da database e motori di ricerca. Se il cliente comunica, a noi o ai nostri fornitori di servizi, Dati personali di persone nell'ambito dell'Iniziativa, dichiara di avere l'autorità per farlo e di autorizzarci a utilizzare le informazioni in conformità alla presente Informativa sulla privacy.

Qual è lo scopo della raccolta dei Dati personali?

Noi e i nostri fornitori di servizi utilizzeremo i Dati personali solo per i nostri legittimi scopi aziendali, per ottemperare alle leggi in vigore e per proteggere i nostri diritti. Philips ha l'obbligo di legge di eseguire uno screening delle parti terze, di verificare l'identità delle parti terze con cui intrattiene rapporti e di identificare e attenuare i rischi legati a tali attività.

Base giuridica per il trattamento dei Dati personali dei clienti

Il trattamento dei Dati personali rientra nei nostri legittimi interessi aziendali ed è necessario per poter operare in modo responsabile ed etico. Il processo di screening è essenziale per Philips nell'ambito del suo impegno a rispettare pienamente le leggi locali e internazionali contro la corruzione e la pratica delle tangenti, le normative aziendali, i controlli e le sanzioni internazionali e locali su importazioni ed esportazioni e le leggi e normative locali e internazionali in materia di frode. Il processo di due diligence garantisce inoltre che Philips identifichi i rischi insiti nel ricorso a un soggetto terzo e serve ad attenuarli o a stabilire che non si devono avere rapporti con tale terzo perché il rischio è troppo elevato.  

Per quanto tempo verranno conservati i Dati personali?

Conserveremo i Dati personali dei clienti per il tempo necessario o consentito alla luce delle finalità per cui vengono raccolti e in conformità alle leggi in vigore. I criteri adottati per determinare i tempi di conservazione sono i seguenti: (i) il periodo di tempo durante il quale intratterremo rapporti con il cliente; (ii) la necessità di adempiere a un obbligo di legge a cui siamo soggetti; (iii) l'opportunità di conservare i dati alla luce della nostra posizione giuridica.

Con chi vengono condivisi i Dati personali?

Divulgheremo i Dati personali dei clienti solo nei casi circoscritti descritti nel presente documento. Qualora fosse necessario per le finalità precedentemente descritte, potremo comunicare i dati dei clienti ai seguenti destinatari: 1) affiliate e dipendenti di Philips, 2) fornitori di servizi terzi di fiducia che forniscono servizi in relazione all'Iniziativa, 3) autorità pubbliche e governative (se previsto dalla legge) e 4) ai nostri consulenti.

Trasferimenti transfrontalieri

In ragione del carattere globale della nostra azienda, i dati forniti dai clienti potranno essere trattati in diversi Paesi. Laddove necessario, per tutelare i Dati personali dei clienti abbiamo adottato le idonee misure richieste dalla legge, come le Norme vincolanti aziendali e/o clausole contrattuali standard.

Sicurezza

All'interno della nostra organizzazione, ci impegniamo a adottare misure ragionevoli a livello organizzativo, tecnico e amministrativo per tutelare i Dati personali.

Diritti in materia di privacy

In caso di domande sulla presente Informativa sulla privacy, sulle modalità con cui Philips utilizza i Dati personali dei clienti, o qualora si desideri esercitare i propri diritti in materia di privacy (ad esempio il diritto ad accedere, eliminare o rettificare i dati), contattare il Data Protection Officer tramite l'apposito modulo web.

Se non si è soddisfatti della risposta di Philips o si ritiene che i propri Dati personali non vengano trattati in conformità alle leggi in materia, è possibile contattare o sporgere reclamo all'autorità competente in materia di protezione dei dati o ricorrere agli altri rimedi previsti dalla legge.